你进行原件归档了吗？归档得正确吗？教你3种原件下载方法

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你进行原件归档了吗？归档得正确吗？教你3种原件下载方法

文件夹归档技巧 文件夹如何归档

公司行政部门文件如何归档？？

办公室文件该怎么归档？

一、你进行原件归档了吗？归档得正确吗？教你3种原件下载方法

现在电子发票全面普及，大部分人都采取的都还是打印报销的方法，并没有按照国家政策要求，对电子发票就行原件归档！就算有人做了，但是他归档的原件并不是真正的原件，也不被国家认可！

一些聪明的公司，就会想到使用三方工具来帮助解决这些问题。例如我们公司使用的《电子发票查重工具》就可以做到。员工先使用员工版，通过原件识别上传发票，格式不正确的发票原件，是根本无法通过识别上传的！格式正确的原件，可以直接识别上传。

上传后，会计就可以使用《电子发票查重工具》会计版进行审核，审核通过后系统自动保存并生成台账，完美解决了原件归档问题。如果会计配置完善相关功能后，还可以审核时对发票进行查重、自动验证真伪，这样操作下来，就可以做到查重、验真、原件归档。完成了国家对电子发票报销入账的全部要求！

这个方法能够排除90%不是原件的发票源文件。剩下的10%，就需要会计收到发票后，就需要会计自行判断。

但是在使用过程中，有用户发现了，为什么我的有些“原件”无法上传呢？这个就是因为你以为的原件，并不是真正的原件！

根据国家要求，从开票系统开出，含有电子签名信息的，没有经过任何格式转换的，具有多重电子防伪技术的pdf或者ofd格式文件，才是真正的可归档的原件！

像拍照、截图、转换格式的都不是原件！所以【电子发票查重工具】也不支持识别。

下面教你三种电子发票原件下载方法：

方法一：进入开票软件——点击发票管理，已开发票查询——选择该张发票后的“查看原票”——在该页面选择对应的原件下载下来；

方法二：开发票开具电子发票后，可通过二维码或者邮件发送给受票方，而受票方就可以直接通过二维码或者邮箱去下载原件了；

方法三：如果是新版电子发票，可以先去国税官网查询真伪，查询后就可以直接下载ofd格式文件。

这几种方法下载下来的原件就是可以被《电子发票查重工具》识别，并且国家认可归档的原件了！

一、文件夹归档技巧 文件夹如何归档

1、首先把所有的文件都收集到一起，叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏掉了，要不然以后在查询文件的时候，会很麻烦的，而且领导们会很劈你的。

2、接着把收集到的文件，按照不同的种类分开，腾出桌面一块地方，都分别摆放开。注意不要混在一起了，要是其中一份文件夹在其他文件中，这样就造成文件归档错误。

3、然后把每种类型的文件按照编号或日期进行排序，在分开摆放。在这个时候的排序，最好是按照有后到前排，这样的话，在你打开文件的时候，最先看到的是最近的文件，而不需要翻到最后面才能找到最近的文件。

4、文件排序完成之后，拿出装文件的文件夹，按照对应的种类进行归档。拿出来的文件夹也要摆放好，因为我们的办工桌就那么大的地方，摆放整齐，有利于我们迅速找到它。

5、所有文件归档完毕之后，需要再检查一下，各类文件是否和文件夹的名称一致。然后把文件都放入文件柜进行保存。放入文件柜时，也要按照文件的顺序进行摆放，不能随意摆放，而不利于查找。

二、公司行政部门文件如何归档？？

归档，是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。
归档时间：
1）要实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。
2）移交的时间一般在第二年上半年， 一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年的下半年。
归档范围： 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
归档案卷的质量要求：
1）原件归档；
2）应归档的文件材料齐全、完整；
3）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
4）对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

三、办公室文件该怎么归档？

这个的话，就有很多中的归档方式了，主要看你的办公文件都是什么样类型的办公文件了，你可以按照文件的类型来分类了，比如每个部门的文件，都归纳放在一起，有些部门文件比较多的话，就在对部门的文件进行分类的，而且在分类的时候，注意可以进行下备注，可以在一些文件的上面，用便利贴写上一些简单的著名，这样的话，以后找起来的话，也会比较快一点，甚至以后办理离职或者转岗交接的时候，也会比较方便的。

还有就是可以依照文件的时间来归档的，毕竟有些文件要是比较旧的话，可能就不常用到，如果再找的时候，还要按照一个类型的文件一个个去翻的话，就比较累了，而且很浪费时间，效率也不高的，你可以按照时间分类，每年的文件放在一起，夹张纸隔开了，而且可以时间最近的放在最上面，时间最久的放在最下来，拿起来也方便。

还有就是可以按照重要新和不重要性来归档，如果是一些类似很重要的合同文件的话，就需要单独的放在一起了，甚至可以说直接放在保险箱里，避免文件的丢失造成重大的影响，其他不重要的文件，就可以采用其他的方式归档了，这样的话，也能防止工作中出现差错了。

不管是你采用那种的归档方式，一定要注意的就是尽量规定起来，以后都用这种方式归档，不要随意的更换，而且主要是自己写一下自己采用的归档方式，以及放置的位置，这样的话，也方便别人也采用这种方式，避免给你增加了工作负担。